Klauzula informacyjna

§ 1. Informacje ogólne

Administrator

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest POLFUND Fundusz Poręczeń Kredytowych Spółka Akcyjna z siedzibą w Szczecinie, kod pocztowy 70-225 Szczecin, przy Brama Portowa 1, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin – Centrum w Szczecinie XIII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 000045150, posiadająca NIP 8512750369, posiadająca REGON 812398913.

2. W razie pytań dotyczących przetwarzania Państwa danych osobowych oraz przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt z nami drogą elektroniczną na adres lub listownie na adres korespondencyjny: pl. Brama Portowa 1, 70-225 Szczecin.

3. Wszystkie dane osobowe, które są nam udostępniane lub które pozyskamy na Państwa temat podczas korzystania z naszych usług, przetwarzamy jako Administrator zgodnie z RODO.

§ 2. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania Państwa danych osobowych

• zawieranie oraz wykonywanie wszelkich umów, uczestniczenie, a także podejmowanie działań na żądanie osób, których dane dotyczą przed zawarciem umowy, w tym w szczególności nawiązywanie relacji biznesowych, podejmowanie kontaktu zmierzającego do nawiązania współpracy, przesłanie dedykowanej oferty drogą elektroniczną po uzyskaniu wymaganych zgód, badanie zdolności finansowej wymaganej do udzielenia poręczenia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
• wypełnianie obowiązków prawnych spoczywających na Administratorze w związku z zawieranymi umowami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
• dochodzenie ewentualnych roszczeń i odszkodowań (w tym prowadzenie działań windykacyjnych), prowadzenie sporów sądowych, jak również obrona przed roszczeniami, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• gromadzenie materiału dowodowego na wypadek zaistnienia konieczności wykazania faktów, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• tworzenie statystyk, analiz biznesowych, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• prowadzenie marketingu bezpośredniego naszych usług, w tym także prowadzenie komunikacji, która dotyczy oferowanych przez nas usług, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);
• zapobieganie popełnianiu czynów zabronionych (np. korupcji, oszustwom), zachowaniem nieetycznym, przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, zapobieganie misselingowi, czyli nieproponowaniu Państwu produktów, które są niedopasowane do Państwa potrzeb oraz zapewnienie bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
• zabezpieczenie i ochrona mienia Administratora, zapewnienie bezpieczeństwa osób korzystających z obiektów Administratora, zapobieganie popełnianiu przestępstw lub ujawnianie popełnionych przestępstw poprzez stosowanie zabezpieczenia w postaci monitoringu wizyjnego, co stanowi realizację prawnie uzasadnionego interesu Administratora (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

1. Podanie danych co do zasady jest dobrowolne, jednakże w przypadku zawierania umowy, w tym w szczególności umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, jest niezbędne do skutecznego zawarcia umowy.

2. W przypadku działań marketingowych wykorzystujemy profilowanie w celu dopasowania informacji marketingowych do rodzaju prowadzonej przez Państwa działalności. Zanim jednak dokonamy profilowania, na podstawie którego podejmowane będą̨ decyzje wywołujące skutki prawne albo wpływające na Państwa w podobnie istotny sposób, pozyskujemy na takie działanie zgodę. Zgodę̨ taką w każdej chwili można wycofać, jednakże przetwarzanie danych do momentu cofnięcia zgody pozostaje zgodne z prawem.

§ 3. Kategorie przetwarzanych danych oraz źródło danych

1. Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim od osób nawiązujących z nami kontakt i relacje biznesowe. Obejmują one przede wszystkim:

• dane identyfikacyjne oraz kontaktowe (w tym w szczególności: imię i nazwisko, adres, adres poczty elektronicznej (e-mail), numery telefonów, stanowisko, funkcja, uprawnienia do reprezentacji);
• dane dotyczące treści zawieranej umowy, dane finansowe, transakcyjne;
• dane zarejestrowane poprzez system monitoringu wizyjnego w siedzibie oraz w placówkach Administratora.

2. Niektóre dane pozyskujemy ze źródeł publicznie dostępnych, jak:

• Krajowy Rejestr Sądowy,
• Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej,
• rejestr REGON,
• Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych,
• Platformy publikujące informacje o postępowaniach przetargowych,
• podobne źródła także w innych krajach,

a także

• od podmiotów prywatnych, które zajmują się zbieraniem i udostępnianiem takich informacji – z tych źródeł możemy pozyskiwać w szczególności dane finansowe, gospodarcze i majątkowe, jednakże pozyskujemy je wyłącznie w sposób zgodny z przepisami.

§ 4. Okres przetwarzania

Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać́ tylko przez okres, w którym będziemy mieć́ ku temu ważną podstawę̨ prawną, a więc do momentu, w którym:

• przestanie ciążyć́ na nas obowiązek prawny, zobowiązujący nas do przetwarzania danych;
• ustanie możliwość́ dochodzenia roszczeń́ związanych z zawartą umową;
• Zgoda na przetwarzanie danych zostanie cofnięta, jeśli to zgoda była wyłączną podstawą przetwarzania danych. Co ważne, wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, które miało miejsce przed jej wycofaniem;
• Skutecznie i zgodnie z prawem wniesiecie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych był prawnie uzasadniony interes Administratora lub gdy dane były przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego, w tym profilowania, chyba że przetwarzanie danych może okazać się niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń Administratora, w którym to przypadku dane są przetwarzane do czasu wygaśnięcia lub przedawnienia wszelkich ewentualnych roszczeń.

w zależności od tego, jaka podstawa ma zastosowanie w danym przypadku i co nastąpi najpóźniej.

§ 5. Uprawnienia Podmiotu danych

1. Każda osoba, której dane przetwarzamy ma prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu jej danych – na tej podstawie przekazujemy osobie zgłaszającej takie żądanie informację o przetwarzaniu danych osobowych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym dane osobowe są ujawniane i planowanym terminie ich usunięcia;
• uzyskania kopii danych – na tej podstawie przekazujemy kopię przetwarzanych danych, które dotyczą osoby zgłaszającej żądanie;
• sprostowania danych – na tej podstawie usuwamy ewentualne niezgodności lub błędy dotyczące przetwarzanych danych osobowych, oraz uzupełnia my je lub aktualizujemy, jeśli są niekompletne lub uległy zmianie;
• usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
• ograniczenia przetwarzania – na tej podstawie zaprzestajemy dokonywania operacji na danych osobowych, za wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą, oraz zaprzestajemy ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji (tj. wymaganego okresu przechowywania danych), lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego, zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
• przenoszenia danych – na tej podstawie, w zakresie w jakim dane są przetwarzane w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą, wydajemy dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na ich odczyt. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi – jednak pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po Naszej stronie, jak i tego innego podmiotu;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – osoba, której dane dotyczą, może w każdym czasie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych). Sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie oraz podlega ocenie;
• wycofania zgody na przetwarzanie danych – jeśli dane przetwarzane są na podstawie zgody osoba, której dane dotyczą, osoba ta ma prawo ją wycofać w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego – w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, osoba, której dane dotyczą, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

2. Wniosek dotyczący realizacji jednego z powyżej wskazanych praw można złożyć wysyłając wiadomość drogą elektroniczną na adres lub listownie na adres korespondencyjny: pl. Brama Portowa 1, 70-225 Szczecin.

3. Wniosek powinien w miarę możliwości precyzyjnie wskazywać, czego dotyczy żądanie, tj. w szczególności.

• z jakiego uprawnienia chce skorzystać osoba składająca wniosek;
• jakiego procesu przetwarzania dotyczy żądanie;
• jakich celów przetwarzania dotyczy żądanie (np. cele analityczne).

4. Odpowiedź na wniosek zostanie udzielona w ciągu 1 miesiąca od dnia jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu poinformujemy osobę składającą wniosek o przyczynach takiego przedłużenia.

5. Odpowiedź udzielona zostanie na adres e-mail, z którego przesłano wniosek, a w przypadku wniosków wysłanych na adres Naszej siedziby tj. listownie, na adres wskazany przez wnioskodawcę, o ile z treści wniosku nie będzie wynikała chęć otrzymania odpowiedzi na adres e-mail i o ile taki adres e-mail zostanie we wniosku wskazany.

§ 6. Pliki cookies

1. Pliki cookies (ciasteczka) to pliki tekstowe, które są danymi informatycznymi związanymi z korzystaniem ze stron internetowych. Są one przechowywane na urządzeniach użytkowników. Pozwalają m.in. zidentyfikować rodzaj urządzenia użytkownika i wyświetlać strony internetowe dostosowane do indywidualnych preferencji.

2. Korzystamy z cookies, aby optymalizować korzystanie ze stron internetowych i naszych serwisów, a także do gromadzenia statystyk, które pozwalają oceniać sposób korzystania użytkowników ze stron internetowych. Daje to możliwość późniejszego ulepszania struktury i zawartości witryny. Na naszych stronach internetowych nie wykorzystujemy plików cookies gromadzących informacje umożliwiające ustalenie tożsamości. Dane, które gromadzimy dzięki plikom cookies, są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym. Pliki cookies mogą gromadzić informacje, aby analizować indywidualne zachowanie związane z wyszukiwaniem, zapamiętywać użytkowników oraz ich preferencje, personalizować nasze Usługi oraz dostarczać i mierzyć skuteczność reklam (w tym reklam dostosowanych do zainteresowań).

3. Możemy wykorzystywać pliki cookies z jednej z czterech kategorii przedstawionych poniżej. Komunikat oraz baner dotyczący plików cookies umieszczony na naszej stronie ułatwia Państwu zarządzanie preferencjami dotyczącymi nieobowiązkowych kategorii plików cookies (z wyjątkiem tych, które są niezbędne). Ponadto baner zawiera podsumowanie wszystkich plików cookies wykorzystywanych w ramach tych kategorii.

• Niezbędne pliki cookies – to pliki niezbędne do prawidłowego funkcjonowania strony internetowej. Zazwyczaj są one ustawiane w odpowiedzi na Państwa działania stanowiące prośby o usługi, takie jak określanie ustawień prywatności, logowanie się i wypełnianie formularzy. Możliwe jest ustawienie przeglądarki tak, aby je blokowała lub ostrzegała Państwa o nich, jednak może to wpłynąć na poprawne funkcjonowanie strony internetowej.
• Funkcjonalne pliki cookies – dzięki tym plikom cookies strona może oferować ulepszoną funkcjonalność, jakość korzystania i personalizację. Mogą być ustawione przez nas lub przez dostawców zewnętrznych, których usługi znajdują się na naszych stronach. Jeżeli wyłączą Państwo obsługę tych plików, to niektóre z tych usług mogą nie działać poprawnie.
• Pliki cookies poprawiające wydajność – te pliki cookies stanowią wsparcie usług analitycznych, które pomagają nam udoskonalać funkcje naszej strony i doświadczenia użytkowników.
• Marketingowe pliki cookies – te pliki cookies mogą być stosowane do zbierania informacji i publikowania spersonalizowanych treści i reklam na naszych i innych stronach internetowych.

4. Jeżeli nie chcą Państwo, aby Pliki cookies były przechowywane, mogą Państwo wybrać odpowiednie opcje lub preferencje znajdujące się w ustawieniach większości przeglądarek internetowych.

5. Do naszych własnych celów marketingowych wykorzystujemy usługi stron trzecich (w tym Google), a te strony trzecie mogą również wykorzystywać pliki cookies w tych samych celach oraz w celu śledzenia odwiedzin na naszych oraz innych stronach internetowych. Aby wycofać swoją zgodę na wykorzystywanie przez Google oraz inne podmioty plików cookies, a także identyfikatorów urządzeń, należy przejść do odpowiednich ustawień właściwych przeglądarek. Zmiana preferencji obejmujących nieobowiązkowe kategorie plików cookies możliwa jest w dowolnym momencie po kliknięciu ikony narzędzia znajdującej się w lewym dolnym rogu ekranu.

§ 7. Odbiorcy danych / Korzystanie z usług podmiotów trzecich

1. W ramach naszej działalności korzystamy z usług podmiotów zewnętrznych, którym możemy udostępniać dane osobowe. Poniżej znajduje się̨ lista takich podmiotów:

• Operator płatności,
• Banki,
• osoby i podmioty współpracujące z nami na podstawie umów cywilnoprawnych, wspierające naszą bieżącą działalność́,
• hostingodawca,
• dostawcy usług oraz infrastruktury IT i cloud,
• doradcy prawni i podatkowi,
• audytorzy zewnętrzni,
• inne świadczące usługi w ramach zawieranych umów.

2. Dane osobowe nie są przekazywane poza EOG.

§ 8. Bezpieczeństwo danych

1. Na bieżąco prowadzimy analizę ryzyka w celu zapewnienia, że dane osobowe przetwarzane są przez Nas w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na realizowane obowiązki. Dbamy o to, aby wszystkie operacje na danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.

2. Podejmiemy wszelkie niezbędne działania, aby także nasi podwykonawcy i inne podmioty z nami współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają dane osobowe na nasze zlecenie.

§ 9. Zmiany i uaktualnienia niniejszej Polityki prywatności

1. Stosownie do potrzeb możemy zmieniać i uzupełniać Politykę prywatności oraz każde inne konkretne oświadczenia dotyczące prywatności. O wszelkich zmianach lub uzupełnieniach poinformujemy Państwa poprzez zamieszczenie odpowiednich informacji na naszych stronach.

2. Polityka prywatności każdorazowo dostępna jest pod adresem: www.polfund.pl/kontakt/klauzula-informacyjna-i-polityka-cookies/ oraz w siedzibie Usługodawcy.

3. Polityka prywatności w aktualnym brzmieniu obowiązuje od dnia 01 grudnia 2025 r.